Войти Регистрация
Хрюн Моржов и Степан Капуста

Места для хранения архива
11-05-2016, 15:14 - Общество, Статьи
Места для хранения архива

Если с созданием архива у вас все сложилось более-менее неплохо, вы ответственно подошли к сортировке и типизированию бумаг и можете хорошо ориентироваться в них, то следующей стадией будет определение, где и каким образом эти бумаги нужно будет хранить.
Существует два основных способа: хранение прямо в офисе и внеофисное хранение документов.

Размещение в офисе

Это простой и доступный по цене вариант. Но он подходит только для относительно небольших компаний, которые не располагают большим количеством бумаг. В этом случае лучше всего будет выделить под архивохранилище отдельное помещение, теплое (но не жаркое) и сухое. Желательно оборудовать его пожарной сигнализацией или просто размещать бумаги в несгораемых шкафах.
Удобно, если в этих шкафах или стеллажах будет достаточное количество полок, на которых вы разместите короба с папками (а уже в них будут лежать документы). Обязательно ведите каталог, чтобы понимать, что и где находится. Причем, каталогом нужно заниматься не только в начале, но и во время пополнения каталога.

Внеофисное хранение

Если бумаг много, а места для их хранения нет, то логично будет использовать для этого специально оборудованные профессиональные архивохранилища. Эти помещения обычно размещаются на сторонней территории. В идеале они должны находиться в специально построенных для таких целей помещениях. Но если старое здание полностью и качественно переоборудовано, то такой вариант вы тоже можете рассмотреть.
Чем же отличаются такие хранилища? Во-первых, все бумаги, которые хранятся в них, автоматически находят под защитой от пожара и различных негативных воздействий, так как в таких помещениях устанавливается специальное оборудование, поддерживающее нужный температурно-влажностный режим.
Во-вторых, в зданиях установлена пожарная и охранная сигнализация, что автоматически защищает бумаги от огня и доступа посторонних лиц.
Очень важную роль играет и мебель для хранилищ. В идеале она должна быть металлической, во-первых, она более стойка к воздействию огня и высоких температур, а во-вторых в ней не могут завестись жучки и другие микроорганизмы, разрушающие бумагу.

Сдача документов в государственных архивы

Бывает так, что компанию приходится закрывать и ликвидировать. Но что же делать с бумагами? Неужели просто выкинуть? На самом деле, ответ на этот вопрос заложен в законодательстве Российской Федерации. К примеру, часть бумаг подлежит обязательной передаче в государственные архивы и другие подобные органы. Речь идет, прежде всего, о документах, касающихся личного состава организаций.
Но «сдать в архив» вовсе не означает просто собрать все в стопку и принести. Стадии, когда вы, наконец, дойдете до государственного органа, предшествует подготовка документов к архивному хранению: отбор, разработка сопроводительной документации и другие процедуры, обязательные с точки зрения закона.


ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
Использование флагов в рекламных целях
11-09-2018, 18:36
Современная рекламная индустрия стала широко использовать различные
Какие дрожжи используются для варки пива?
28-08-2018, 18:41
Культурные штаммы дрожжей для варки пива люди начали использовать не
Все о сервере Lenovo ThinkSystem SR950 и его неоспоримых преимуществах
27-08-2018, 15:52
Компания Lenovo хорошо известна на мировом рынке. Без преувеличения
Как держать себя в форме
23-08-2018, 17:51
Еще не придумано более действенного метода, чтобы держать себя «в
Авторазбор
23-08-2018, 07:08
В наши дни каждый водитель интересуется где же именно можно по
Правильное планирование покупки билетов на поезд
22-08-2018, 05:44
На ОАО «Российские железные дороги» (РЖД) приходится около 27%
Номер от собственника
20-08-2018, 15:26
Апартаменты пользуются всё большей популярностью. Они могут
Чартерные рейсы
16-08-2018, 12:59
Слово «чартер» происходит от английского charter, одно из значений
Как восстановить срок принятия наследства?
13-08-2018, 14:04
Только в фильмах возможно, что спустя многие годы объявляется
Качественное наполнение сайта в интернете
9-08-2018, 13:07
Продвижение любого сайта, прежде всего, подразумевает его
Оставить свой комментарий:
Имя:*
E-Mail:
Комментарий:*
Полужирный Наклонный текст Подчеркнутый текст Зачеркнутый текст | Выравнивание по левому краю По центру Выравнивание по правому краю | Вставка смайликов Выбор цвета | Скрытый текст Вставка цитаты Преобразовать выбранный текст из транслитерации в кириллицу Вставка спойлера
Введите текст на изображении:*

Вверх страницы