Войти Регистрация
Хрюн Моржов и Степан Капуста

Места для хранения архива
11-05-2016, 15:14 - Общество, Статьи
Места для хранения архива

Если с созданием архива у вас все сложилось более-менее неплохо, вы ответственно подошли к сортировке и типизированию бумаг и можете хорошо ориентироваться в них, то следующей стадией будет определение, где и каким образом эти бумаги нужно будет хранить.
Существует два основных способа: хранение прямо в офисе и внеофисное хранение документов.

Размещение в офисе

Это простой и доступный по цене вариант. Но он подходит только для относительно небольших компаний, которые не располагают большим количеством бумаг. В этом случае лучше всего будет выделить под архивохранилище отдельное помещение, теплое (но не жаркое) и сухое. Желательно оборудовать его пожарной сигнализацией или просто размещать бумаги в несгораемых шкафах.
Удобно, если в этих шкафах или стеллажах будет достаточное количество полок, на которых вы разместите короба с папками (а уже в них будут лежать документы). Обязательно ведите каталог, чтобы понимать, что и где находится. Причем, каталогом нужно заниматься не только в начале, но и во время пополнения каталога.

Внеофисное хранение

Если бумаг много, а места для их хранения нет, то логично будет использовать для этого специально оборудованные профессиональные архивохранилища. Эти помещения обычно размещаются на сторонней территории. В идеале они должны находиться в специально построенных для таких целей помещениях. Но если старое здание полностью и качественно переоборудовано, то такой вариант вы тоже можете рассмотреть.
Чем же отличаются такие хранилища? Во-первых, все бумаги, которые хранятся в них, автоматически находят под защитой от пожара и различных негативных воздействий, так как в таких помещениях устанавливается специальное оборудование, поддерживающее нужный температурно-влажностный режим.
Во-вторых, в зданиях установлена пожарная и охранная сигнализация, что автоматически защищает бумаги от огня и доступа посторонних лиц.
Очень важную роль играет и мебель для хранилищ. В идеале она должна быть металлической, во-первых, она более стойка к воздействию огня и высоких температур, а во-вторых в ней не могут завестись жучки и другие микроорганизмы, разрушающие бумагу.

Сдача документов в государственных архивы

Бывает так, что компанию приходится закрывать и ликвидировать. Но что же делать с бумагами? Неужели просто выкинуть? На самом деле, ответ на этот вопрос заложен в законодательстве Российской Федерации. К примеру, часть бумаг подлежит обязательной передаче в государственные архивы и другие подобные органы. Речь идет, прежде всего, о документах, касающихся личного состава организаций.
Но «сдать в архив» вовсе не означает просто собрать все в стопку и принести. Стадии, когда вы, наконец, дойдете до государственного органа, предшествует подготовка документов к архивному хранению: отбор, разработка сопроводительной документации и другие процедуры, обязательные с точки зрения закона.


ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
Аппараты для прессотерапии
13-12-2018, 10:58
Аппараты для прессотерапии – это неотъемлемый атрибут современного
Косметология уровня VIP
12-12-2018, 18:28
Любой салон красоты может получить гарантированный успех, если в нём
Как получить допуск СРО
11-12-2018, 15:41
Существуют два способа получения допуска: вступить в члены СРО или
Кредит на свадьбу
6-12-2018, 14:19
Часто, молодоженам хочется провести такую свадьбу, чтобы вспоминать о
Качественные надгробные плиты из карельского гранита от производителя
26-11-2018, 12:36
Компания «Данила-Мастер» предлагает купить памятник в Екатеринбурге и
Как заработать на спортивных ставках?
16-11-2018, 16:45
Однозначный ответ по поводу такого вида заработка, как букмекерские
Где изобрели гандбол?
16-11-2018, 16:23
Популярная командная спортивная игра имеет старинное происхождение.
7 лучших спутниковых тарелок
9-11-2018, 20:17
Покупка спутниковой тарелки дает возможность просматривать большое
Изготовление тренировочных гранат для страйкбола
7-11-2018, 19:00
Для изготовления гранат для страйкбола нам понадобятся следующие
КИМ в обрабатывающей промышленности
7-11-2018, 16:55
Обрабатывающая промышленность представляет собой самую большую
Оставить свой комментарий:
Имя:*
E-Mail:
Комментарий:*
Полужирный Наклонный текст Подчеркнутый текст Зачеркнутый текст | Выравнивание по левому краю По центру Выравнивание по правому краю | Вставка смайликов Выбор цвета | Скрытый текст Вставка цитаты Преобразовать выбранный текст из транслитерации в кириллицу Вставка спойлера
Введите текст на изображении:*

Вверх страницы